Privacy

Privacybeleid

S@men Verbinden en Spreken, waaronder BabsCora en Boksend Opvoeden

Eigenaar: Cora van Herk

Voor het laatst bijgewerkt: 3 november 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

S@men Verbinden en Spreken, de eenmanszaak van Cora van Herk (KvK 89908856), is verantwoordelijk voor persoonsgegevens die zij zelf verwerkt voor BabsCora en Boksend Opvoeden. Voor formele handelingen bij de burgerlijke stand bepaalt de betrokken gemeente als overheidsinstantie hoe de officiële persoonsgegevens en huwelijks- of partnerschapsakten worden verwerkt. Voor dat deel is de gemeente zelf verwerkingsverantwoordelijke; Cora verwerkt die gegevens in haar officiële rol volgens de gemeentelijke voorschriften.

Contact voor privacyvragen: info@samenverbindenenspreken.nl. Postadres: Postbus 480, 5550 AL Valkenswaard.

2. Uitgangspunten

We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. We gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden, verzamelen niet meer gegevens dan nodig is, proberen gegevens juist te houden en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht. Persoonsgegevens worden niet zonder reden met anderen gedeeld.

Wanneer we een externe dienstverlener gebruiken die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig passende afspraken over privacy en beveiliging.

3. Hoe komen persoonsgegevens bij ons terecht?

Je kunt contact opnemen via onze website, e-mail, telefoon, WhatsApp en sociale media. We gebruiken je contactgegevens en bericht om je vraag te beantwoorden, een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder b AVG), of voor een gerechtvaardigd belang zoals zorgvuldig klantcontact (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Bij berichten over een ander, zoals een kind, beoordelen we de passende grondslag afzonderlijk.

Gegevens uit websiteformulieren worden opgeslagen in Sanity, het beheersysteem van de website, in een afgeschermd deel dat niet openbaar toegankelijk is. Daarnaast worden ze via SendGrid per e-mail verstuurd en in Outlook ontvangen; Netlify verzorgt de hosting. Vermeld bij een eerste aanmelding liever geen medische gegevens of diagnoses in het open tekstveld; noodzakelijke bijzonderheden bespreken we tijdens een zorgvuldig ingerichte intake. Algemene correspondentie bewaren we uiterlijk één jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke plicht of een concreet geschil langer bewaren noodzakelijk maakt.

4. BabsCora – huwelijksceremonies

4.1 Welke gegevens kunnen we verwerken?

Wanneer een bruidspaar BabsCora inschakelt, wordt een digitaal dossier gebruikt om de huwelijksceremonie persoonlijk voor te bereiden, af te stemmen, te schrijven en uit te voeren. Afhankelijk van de ceremonie kunnen daarin onder andere staan:

  • NAW- en contactgegevens van het bruidspaar;
  • trouwdatum en gegevens van de trouwlocatie;
  • gegevens van ouders en getuigen;
  • contactgegevens van trouwlocatie, fotograaf en andere betrokken leveranciers of professionals;
  • contactgegevens van familieleden, vrienden en andere betrokkenen met wie in het kader van de ceremonie contact is;
  • praktische afspraken over de ceremonie;
  • persoonlijke verhalen, anekdotes en informatie over de relatie en gezamenlijke geschiedenis;
  • antwoorden van beide partners op afzonderlijke vragen;
  • antwoorden, verhalen of anekdotes van familie en vrienden, wanneer het bruidspaar ervoor kiest hen te betrekken;
  • aantekeningen en informatie uit persoonlijke en online gesprekken;
  • geluidsopnames van gesprekken;
  • ontvangen geloften;
  • concepten en de uiteindelijke ceremonietekst;
  • andere informatie die relevant is voor de voorbereiding en uitvoering van de ceremonie.

Omdat een persoonlijke ceremonie over het leven en de relatie van mensen gaat, kan de ontvangen informatie persoonlijk of gevoelig zijn. We nemen dergelijke informatie alleen op wanneer dit relevant is voor de voorbereiding en uitvoering van de ceremonie.

4.2 Gesprekken en geluidsopnames

De voorbereiding kan bestaan uit een korte online kennismaking, een persoonlijk gesprek op of rond de trouwlocatie, vragen aan beide partners afzonderlijk en een laatste online gesprek om de puntjes op de i te zetten. Voor online gesprekken kan onder andere WhatsApp-videobellen of Microsoft Teams worden gebruikt.

Het kennismakingsgesprek en het gesprek over het persoonlijke verhaal kunnen met een voicerecorder worden opgenomen. Vooraf vertelt Cora van Herk dat zij het gesprek wil opnemen en waarvoor de opname wordt gebruikt. De opname wordt pas gestart nadat het bruidspaar hiermee akkoord is gegaan. Wie niet wil worden opgenomen, kan de benodigde informatie op een andere manier laten vastleggen, bijvoorbeeld via aantekeningen.

De opname wordt gebruikt om het gesprek zorgvuldig terug te luisteren en de ceremonie uit te werken. De opname wordt opgeslagen in het digitale dossier van het bruidspaar en niet openbaar gemaakt of voor andere doeleinden gebruikt.

4.3 Vragen, verhalen en geloften

Beide partners kunnen afzonderlijk vragen ontvangen en deze bijvoorbeeld per e-mail of WhatsApp beantwoorden. Op verzoek van het bruidspaar kunnen ook familieleden of vrienden vragen beantwoorden, bijvoorbeeld per e-mail of tijdens een videogesprek. Deze informatie kan in het dossier van het bruidspaar worden opgenomen.

Het bruidspaar kan persoonlijke geloften vooraf toesturen. Deze kunnen zeer persoonlijke informatie bevatten en worden uitsluitend gebruikt voor zover dit nodig is voor de voorbereiding en goede uitvoering van de betreffende ceremonie.

4.4 Papieren documenten

Voor de ceremonie kunnen onder andere aktes, ceremonieteksten, aantekeningen en andere benodigde documenten worden uitgeprint. De daarvoor bestemde aktes worden na de ceremonie aan het bruidspaar overhandigd. Overige geprinte documenten en werkaantekeningen met persoonsgegevens die niet meer nodig zijn, worden binnen één week na de ceremonie met een papierversnipperaar vernietigd.

4.5 Bewaartermijn BabsCora

Het persoonlijke digitale dossier van het bruidspaar, waaronder gespreksopnames, vragen en antwoorden, persoonlijke verhalen, ontvangen geloften, aantekeningen en ceremoniedocumenten, wordt uiterlijk één jaar na de datum van de huwelijksceremonie verwijderd. Gegevens die onderdeel zijn van de financiële of fiscale administratie vallen niet onder deze termijn wanneer daarvoor een langere wettelijke bewaartermijn geldt.

4.6 Foto's en beeldmateriaal

BabsCora kan foto's van een huwelijksceremonie ontvangen van het bruidspaar of van een fotograaf. Het ontvangen van een foto betekent niet automatisch dat deze openbaar wordt gebruikt.

Voor het publiceren van herkenbare foto's van het bruidspaar op bijvoorbeeld de website of sociale media wordt toestemming gevraagd. Deze toestemming kan worden vastgelegd via e-mail, WhatsApp of een toestemmingsformulier. Voor personen die herkenbaar op de website staan, wordt toestemming voor het gebruik vastgelegd. Bij herkenbaar afgebeelde minderjarigen wordt vooraf passende toestemming geregeld van de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger(s).

Wanneer foto's door een professionele fotograaf zijn gemaakt, vraagt Cora van Herk voorafgaand aan de bruiloft ook toestemming aan de fotograaf voor het beoogde gebruik.

Toestemming voor publicatie kan worden ingetrokken. Daarna stoppen we met verder gebruik en verwijderen we de foto zo spoedig mogelijk van kanalen die we zelf beheren. Een reeds openbaar gemaakte foto kan door anderen zijn opgeslagen of gedeeld; daarop hebben we niet altijd invloed.

Bewijs van toestemming, zoals een toestemmingsformulier, e-mail of WhatsApp-bericht, kan worden bewaard zolang de betreffende foto door ons wordt gebruikt.

5. Boksend Opvoeden

Boksend Opvoeden omvat individuele coaching, groepstrainingen en activiteiten voor scholen of organisaties. De duur hangt af van de overeengekomen vorm en is niet standaard twaalf weken. Bij deze diensten verwerken we gegevens van deelnemers en, waar van toepassing, ouders, scholen en contactpersonen. We beperken de gegevens tot wat voor de begeleiding noodzakelijk is.

5.1 Aanmelding

Aanmelding voor Boksend Opvoeden verloopt via het aanmeldformulier op onze website. Minderjarige deelnemers worden aangemeld door hun ouder(s) of verzorger(s).

Bij de aanmelding kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

  • interesse in een individueel traject, groepstraject of aanbod voor een school of organisatie;
  • naam van de aanmelder;
  • naam en leeftijd van het kind of de jongere, indien van toepassing;
  • naam van de school of organisatie, indien van toepassing;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • een korte omschrijving van de aanleiding voor de aanmelding en de verwachtingen van het traject.

Na de aanmelding volgt een persoonlijk intakegesprek of een kort telefoongesprek. Tijdens dit gesprek kunnen aanvullende gegevens worden gevraagd wanneer deze noodzakelijk zijn om de hulpvraag te verduidelijken, het coachingstraject voor te bereiden en passende en veilige begeleiding te bieden.

We vragen niet meer informatie over de persoonlijke of gezinssituatie dan noodzakelijk is voor de aanmelding en begeleiding.

De persoonsgegevens worden gebruikt om de aanmelding te behandelen, contact te onderhouden met de aanmelder en, wanneer van toepassing, het coachingstraject voor te bereiden en uit te voeren.

5.2 Digitaal coachingdossier

Voor iedere deelnemer wordt op de werklaptop van Cora van Herk een digitaal dossier bijgehouden. Na iedere sessie wordt een korte rapportage gemaakt over het verloop en de voortgang van het coachingstraject.

Afhankelijk van wat relevant is voor de begeleiding, kan het dossier de volgende informatie bevatten:

  • aanleiding en hulpvraag;
  • doelen van het coachingstraject;
  • uitgevoerde oefeningen en ervaringen daarbij;
  • voortgang en relevante observaties;
  • gemaakte afspraken;
  • informatie die de deelnemer tijdens de sessies deelt;
  • relevante informatie van ouder(s) of verzorger(s);
  • andere bijzonderheden die noodzakelijk zijn voor een passende en veilige begeleiding.

Tijdens de coaching kunnen persoonlijke en gevoelige onderwerpen aan bod komen. Wanneer dit noodzakelijk is voor de begeleiding, kan het dossier informatie bevatten over de persoonlijke of gezinssituatie, ervaringen thuis of op school, sociale omstandigheden, gedrag, emoties en lichamelijk of psychisch welzijn. Hierdoor kunnen in bepaalde gevallen ook bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, worden verwerkt.

We leggen alleen informatie vast die noodzakelijk en relevant is voor de begeleiding. Niet alles wat tijdens een gesprek wordt besproken, wordt automatisch opgenomen in het dossier.

De gegevens worden gebruikt om de voortgang van het coachingstraject te volgen, de begeleiding af te stemmen op de deelnemer en de continuïteit van de begeleiding te waarborgen.

Beveiliging: de digitale dossiers worden bewaard op een werklaptop die is beveiligd met een wachtwoord. Ook het programma waarin de dossiers worden bijgehouden, is afzonderlijk beveiligd met een wachtwoord. De dossiers zijn uitsluitend toegankelijk voor Cora van Herk.

Bewaartermijn: gewone inhoudelijke coachingdossiers verwijderen of anonimiseren we uiterlijk één jaar na afloop van het traject of na het laatste latere inhoudelijke contact over dat traject. Incidenten- en ongevallendossiers beoordelen we afzonderlijk, zoals beschreven in artikel 14. Financiële gegevens kunnen vanwege wettelijke verplichtingen langer worden bewaard.

5.3 Werkboek

De deelnemer werkt tijdens het traject met een persoonlijk werkboek waarin doelen, oefeningen en ervaringen kunnen worden genoteerd. Het werkboek blijft bij de deelnemer en wordt niet door S@men Verbinden en Spreken bewaard.

5.4 Vertrouwelijkheid en zorgen over een deelnemer

Persoonlijke informatie die een kind of jongere tijdens de coaching deelt, wordt zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld. We vinden het belangrijk dat een deelnemer zich vrij voelt om ervaringen, gevoelens en gedachten te bespreken.

Volledige geheimhouding kan niet onder alle omstandigheden worden beloofd. Wanneer informatie naar voren komt waardoor er zorgen ontstaan over de veiligheid, gezondheid of ontwikkeling van een kind of jongere, of wanneer aanvullende professionele hulp nodig lijkt, wordt zorgvuldig bekeken welke vervolgstappen passend en toegestaan zijn.

Waar dit mogelijk en passend is, wordt dit eerst met de deelnemer besproken en worden ouder(s) of verzorger(s) betrokken. Informatie uit het dossier wordt niet zonder reden aan anderen verstrekt. Als informatie met een ouder, verzorger, hulpverlener of andere professional moet worden gedeeld, beperken we dit tot wat noodzakelijk is en beoordelen we op welke grond dit kan.

5.5 Locaties en samenwerkingspartners

De coaching kan plaatsvinden in een gymzaal van de gemeente, bij een kickboksschool, in een park of, wanneer daarvoor voldoende geschikte ruimte is, bij het gezin thuis. Voor het gebruik van deze locaties worden tijdens het traject geen deelnemerslijsten aan de locatiebeheerder verstrekt.

Wanneer een deelnemer of ouder interesse heeft in een traject of lesvorm van een samenwerkingspartner, kan Cora van Herk helpen contact tot stand te brengen. Persoonsgegevens worden niet automatisch doorgegeven. Waar nodig wordt vooraf besproken welke gegevens met welke partij en voor welk doel worden gedeeld en wordt toestemming gevraagd wanneer dat vereist is. Waar mogelijk krijgt het gezin de contactgegevens van de samenwerkingspartner zodat het zelf contact kan opnemen.

5.6 Bewaartermijn coachingdossier

Voor het coachingdossier geldt de termijn uit artikel 5.2: uiterlijk één jaar na afloop van het traject of het laatste latere inhoudelijke contact daarover. Voor incidenten en ongevallen geldt de afzonderlijke beoordeling uit artikel 14.

5.7 Foto's, video en geluid

Op dit moment worden binnen de coachingstrajecten niet standaard foto's, video- of geluidsopnames van deelnemers gemaakt.

Als dit in de toekomst verandert, beoordelen we vooraf voor welk doel we beeld of geluid vastleggen, welke informatie we geven, of toestemming nodig is en welke bewaartermijn geldt. Geen toestemming geven voor optionele opnames heeft niet automatisch gevolgen voor deelname.

6. Administratie, facturering en betalingen

Voor administratie en facturering verwerken we de noodzakelijke contact-, factuur- en betaalgegevens via Knab Digitaal Boekhouden/DigiBTW. Grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en wettelijke administratieve verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder b en c AVG). We bewaren de fiscale basisadministratie in beginsel zeven jaar. In de urenregistratie nemen we geen medische of persoonlijke gespreksinhoud op.

7. Online communicatie en digitale diensten

Voor communicatie kunnen e-mail via Outlook/Microsoft, WhatsApp en Microsoft Teams worden gebruikt. WhatsApp kan worden gebruikt voor berichten, videobellen, antwoorden, documenten of het vastleggen van toestemming. Microsoft Teams kan worden gebruikt voor online gesprekken en videobellen.

Wanneer informatie uit een bericht of online gesprek noodzakelijk is voor een opdracht of coachingstraject, kan relevante informatie in het betreffende digitale dossier worden opgenomen.

8. Website en cookies

De website wordt gehost via Netlify en de inhoud wordt beheerd in Sanity. Berichten uit de websiteformulieren worden via SendGrid per e-mail verstuurd. Functionele cookies of technieken worden alleen toegepast binnen de wettelijke regels. Op dit moment gebruiken we geen analyse-, marketing- of trackingtechnieken. Als we die in de toekomst inzetten en daarvoor toestemming vereist is, vragen we die vooraf en bieden we een echte keuze.

Formulieren verwijzen rechtstreeks naar deze privacyverklaring; het afhandelen van een aanvraag wordt niet afhankelijk gemaakt van een algemeen toestemmingsvinkje.

9. Bijzondere persoonsgegevens en minderjarigen

Kinderen verdienen extra privacybescherming. Voor de verwerking van gegevens op basis van toestemming geldt voor minderjarigen onder zestien de toepasselijke ouderlijke toestemmingsregeling; jongeren vanaf zestien kunnen in beginsel zelf toestemming geven. Niet iedere verwerking vereist toestemming: voor noodzakelijke contract- en organisatorische gegevens gebruiken we de daarbij passende grondslag. Bijzondere gegevens zoals informatie over een blessure of diagnose verwerken we alleen met zowel een geldige AVG-grondslag als een uitzondering op het verbod van artikel 9 AVG. Toestemming voor behandeling, deelname, privacy en publicatie van beeldmateriaal zijn verschillende beslissingen.

10. Delen van persoonsgegevens met anderen

We verstrekken gegevens uitsluitend wanneer dat nodig en rechtmatig is. Naar huidig gebruik kan dat gaan om Netlify, Sanity, SendGrid (Twilio), Microsoft, WhatsApp/Meta en Knab/DigiBTW, en eventueel andere noodzakelijke dienstverleners. Met verwerkers sluiten we waar nodig verwerkersovereenkomsten; bij doorgifte buiten de EER controleren we de vereiste doorgiftegrondslag en waarborgen. Scholen, ouders, trainers en hulpverleners krijgen geen automatische toegang tot een dossier. Informatie over een leerling delen we alleen voor een concreet doel met een passende grondslag en zo nodig toestemming. Waar derden hun gegevens voor een ceremonie bij ons achterlaten, informeren we hen op passende wijze over de verwerking.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

S@men Verbinden en Spreken neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking zonder menselijke tussenkomst.

12. Je privacyrechten

Je hebt binnen de wettelijke grenzen recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Gegeven toestemming kun je intrekken. Stuur je verzoek naar info@samenverbindenenspreken.nl. We reageren in beginsel binnen één maand; bij complexe verzoeken mogen we de termijn volgens de AVG verlengen en informeren we je daarover. We kunnen om een proportionele identiteitscontrole vragen. Je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor wettelijke huwelijksregistraties die de gemeente beheert kun je ook bij de gemeente terecht.

13. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

S@men Verbinden en Spreken neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Cora van Herk gebruikt voor haar werkzaamheden een eigen werkcomputer. Deze computer wordt uitsluitend door haar gebruikt; voor privé- en gezinsgebruik is een andere computer beschikbaar. Ook de mobiele telefoon waarop onder andere e-mail en WhatsApp staan, is beveiligd.

Tot de huidige maatregelen behoren onder andere:

  • beveiliging van de werkcomputer met een wachtwoord;
  • beveiliging van de mobiele telefoon met een wachtwoord of toegangscode;
  • beveiligingsupdates op computer en telefoon;
  • antivirusbeveiliging op de computer;
  • geen onnodige toegang van anderen tot persoonlijke dossiers;
  • beperking van de hoeveelheid vastgelegde persoonsgegevens;
  • geen gevoelige inhoud in urenregistratie of financiële administratie wanneer dit niet noodzakelijk is;
  • veilige vernietiging van papieren documenten met een papierversnipperaar;
  • verwijdering van digitale dossiers volgens de in deze verklaring beschreven termijnen.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan ieder risico volledig uitsluiten. Heb je het vermoeden dat persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn, verloren zijn gegaan of bij een onbevoegde terecht zijn gekomen, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

14. Bewaartermijnen in het kort

We verwijderen gegevens wanneer ze niet langer nodig zijn. Dit zijn de uitgangspunten:

  • Algemene contactaanvragen: uiterlijk één jaar na het laatste inhoudelijke contact, behalve bij een lopende overeenkomst of geschil.
  • Persoonlijk ceremoniedossier en opnames: uiterlijk één jaar na de ceremonie; papieren werkdocumenten normaal binnen één week na de ceremonie. Officiële burgerlijke-standregisters worden door de gemeente beheerd.
  • Gewone inhoudelijke coachingdossiers: uiterlijk één jaar na afloop van het traject of het laatste latere inhoudelijke contact over dat traject.
  • Incidenten-/ongevallendossiers: zolang concreet noodzakelijk voor incidentafhandeling, verzekering of juridische aanspraken; we beoordelen periodiek of verdere bewaring nog nodig is, mede gezien de regels over minderjarigen.
  • Financiële en fiscale basisadministratie: in beginsel zeven jaar, of langer waar een specifieke wettelijke verplichting geldt.
  • Toestemmingsbewijs voor gepubliceerde beelden: zolang de publicatie loopt en zolang bewijs aantoonbaar nodig is.

Er geldt geen onbegrensde standaardbewaartermijn. Wanneer een concrete claim of bewaarplicht dat noodzakelijk maakt, kan gerichte bewaring langer duren.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, website, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd met de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.

16. Contact

Voor privacyvragen kun je contact opnemen met S@men Verbinden en Spreken, Cora van Herk, KvK 89908856.

E-mail: info@samenverbindenenspreken.nl

Postadres: Postbus 480, 5550 AL Valkenswaard

Website: www.samenverbindenenspreken.nl